Was kostet Individualsoftware — und wann rechnet sie sich?

Kleine interne Tools (ein Prozess, wenige Nutzer, z. B. ein Kalkulator oder eine Datenerfassung): meist 5.000–20.000 €. Mittlere Lösungen (Kundenportal, Buchungssystem, Schnittstellen zwischen Systemen): 20.000–80.000 €. Vollwertige Plattformen mit mehreren Nutzerrollen, Zahlungs- oder Vertragslogik: 80.000–250.000 €+.

Dazu kommt der Betrieb: Rechnen Sie jährlich mit etwa 15–20 % der Erstellungskosten für Wartung, Updates und Weiterentwicklung — Software ist ein Produkt, kein Projekt.

Die Spannen sind groß, weil der Preis nicht an „einer App“ hängt, sondern an Rollen, Prozessen und Integrationen: Jede Nutzerrolle, jeder Systemanschluss und jede Ausnahme im Prozess ist Arbeit.

Standard-Software gewinnt, wenn Ihr Prozess normal ist. Individualsoftware gewinnt, wenn Ihr Prozess Ihr Wettbewerbsvorteil ist. Die Prüffragen:

Ein Mittelständler ersetzt eine Excel-basierte Auftragsabwicklung (3 Mitarbeitende, je 6 Stunden Handarbeit pro Woche, 45 € Vollkosten je Stunde) durch ein passgenaues Tool für 35.000 €. Die gebundenen Kosten von rund 42.000 € pro Jahr sinken um etwa 80 % — die Software amortisiert sich rechnerisch in gut einem Jahr, ohne Folgeeffekte wie weniger Fehler und schnellere Durchlaufzeiten mitzuzählen.

Merksatz: Individualsoftware ist teuer im Einkauf und billig im Besitz — Standard-Software ist billig im Einkauf und teuer im Kompromiss. Gerechnet wird über die Nutzungsjahre, nicht über den Angebotspreis.

Der klügste Einstieg ist fast immer ein MVP: die kleinste Version, die einen echten Prozess vollständig trägt. So entsteht Nutzen ab Monat drei — und jede Ausbaustufe wird mit realem Feedback entschieden statt am Reißbrett.